Miejscem spotkań były schludne i przyciągające wzrok mury kulturowe Partii, publiczne tablice ogłoszeń o zobowiązaniach członków Partii oraz hasła kulturalne Domu Sztabu. Na długich stołach konferencyjnych ustawiono starannie materiały do czytania w budynku Party, księgi kontroli jakości, szczegółowe dokumenty dotyczące zamówień klientów i raporty z testów produktów. Wszyscy uczestnicy nosili jednolite ubrania robocze i czytali zapisy z poprzednich kontroli jakości, zanotowali kluczowe punkty spotkań lub aktywnie dzielili się opiniami w oparciu o swoje obowiązki służbowe. Stojąc przed stołem konferencyjnym z dokumentami w ręku, menedżer Wu rozpoczął dyskusję, odnosząc się do ostatniego stanu produkcji i wysyłki, biletów z opiniami klientów i danych z losowych kontroli stron trzecich. Kompleksowo dokonał przeglądu typowych problemów jakościowych z pięciu kluczowych aspektów: komunikacji przed złożeniem zamówienia, kontroli produkcji w trakcie procesu, testowania półproduktów, końcowej kontroli wyrobów gotowych oraz kontroli jakości po sprzedaży.
"Jakość produktu jest podstawą przetrwania przedsiębiorstwa na rynku, a zamówienia klientów pełnią rolę bezpośredniego łącza łączącego nas z klientami. Wszelkie niedopatrzenia w kontroli jakości lub nieodpowiednia kontrola procesu doprowadzą do złego doświadczenia klientów i zaszkodzą długo budowanej reputacji rynkowej firmy" - stwierdził menadżer Wu na otwarciu spotkania, podkreślając podstawowe znaczenie tej specjalnej sesji przeglądowej. Wskazał, że obecnie branża stoi w obliczu coraz bardziej ostrej konkurencji na rynku. Klienci podnieśli wyższe standardy w zakresie precyzji produktów, wydajności dostaw i stałej jakości. Zamiast jedynie skupiać się na wolumenie zamówień, firma musi zająć się słabościami wewnętrznego zarządzania. Wdrażając mechanizmy przeglądu regularnej kontroli jakości, potencjalne zagrożenia jakościowe zostaną wyeliminowane na etapie produkcji, aby uniknąć powtarzających się problemów, takich jak przeróbki, zwroty produktów, wymiany i reklamacje klientów. 
Wszyscy przedstawiciele działów analizowali pierwotne przyczyny każdego problemu w drodze dyskusji między działami, unikając wzajemnego obwiniania się. Zespół biznesowy zauważył, że błędy w komunikacji ustnej i niekompletne pisemne dokumenty zamówień w przypadku zamówień pilnych doprowadziły do niespójnych standardów produkcji w hali produkcyjnej. Kierownicy produkcji przyznali, że pracownicy pierwszej linii często pomijali etapy samokontroli, aby dotrzymać napiętych terminów dostaw, a wewnętrzny nadzór nad kontrolami krzyżowymi nie był w pełni egzekwowany.
Pracownicy Inspekcji Jakości dodali, że elastyczne wdrażanie częstotliwości kontroli i współczynników pobierania próbek skutkowało powierzchownymi kontrolami wyglądu półproduktów, przy niewystarczającym uwzględnieniu podstawowych testów wydajności. Zespół ds. magazynowania i logistyki zgłosił, że uniwersalne materiały opakowaniowe nie chroniły odpowiednio różnych produktów, powodując uszkodzenie wyglądu podczas transportu na duże odległości.
Zespół dokładnie przeanalizował błędy w zarządzaniu w całym przepływie pracy, obejmującym komunikację zamówień, przetwarzanie produkcji, kontrolę na linii, ochronę magazynu i zarządzanie personelem. Podsumowano i zarejestrowano w Księdze Naprawy Kontroli Jakości ponad dziesięć elementów optymalizacji obejmujących procedury komunikacyjne, nadzór nad procesami, standardy inspekcji, szkolenie personelu i usługi pomocnicze. Każdy element został przypisany do konkretnych odpowiedzialnych stanowisk z jasnymi terminami i kryteriami akceptacji, co zapewnia śledzenie, naprawianie i weryfikację każdego problemu.
Po kontroli jakości konferencja przeszła do przeglądu zamówień specjalnych. Menedżer Wu poprowadził zespół do sortowania wszystkich bieżących zamówień klientów, które podzielono na regularne zamówienia zbiorcze, niestandardowe zamówienia specjalne i pilne zamówienia z dostawą. Uczestnicy weryfikowali parametry techniczne, standardy materiałowe, ilości, uzgodnione harmonogramy dostaw i dodatkowe wymagania odbiorcze punkt po elemencie. W przypadku zamówień niestandardowych zespoły z Działu Biznesu, Kontroli Jakości i Produkcji na miejscu sprawdzały rysunki projektowe i zaznaczały niejednoznaczne klauzule techniczne w celu ujednolicenia wewnętrznych standardów produkcji i kontroli. W przypadku pilnych zamówień, w których liczy się czas, skorygowano harmonogramy produkcji i terminy kontroli. Podkreślono rygorystyczną zasadę: procedury kontroli jakości nigdy nie powinny być naruszane w celu szybszej dostawy. W przypadku standardowych zamówień od kluczowych klientów długoterminowych zoptymalizowano istniejący proces kontroli wyrywkowej i stworzono dedykowany mechanizm ponownej kontroli, aby zagwarantować stabilną i jednolitą jakość produktu przy ciągłych dostawach. Przedstawiciele biznesowi podzielili się najnowszymi spostrzeżeniami rynkowymi i wymaganiami klientów. Poza podstawową zgodnością z przepisami dotyczącymi jakości, klienci przywiązują obecnie większą wagę do terminowości dostaw, stałej jakości wszystkich partii produktów i szybkiego reagowania na problemy z jakością posprzedażną. Klienci zagraniczni i inżynieryjni również przedstawili nowe wymagania, takie jak dostarczanie raportów z testów pełnej partii wraz z towarami i przeprowadzanie wspólnych odbiorów przed dostawą. W odpowiedzi na opinie klientów menedżer Wu wydał nowe ustalenia dotyczące pracy. Dział Biznesowy miał za zadanie stworzyć księgi niejawne na potrzeby klientów oraz w pełni spisać specjalne zasady akceptacji, które będą udostępniane zespołom ds. produkcji i kontroli jakości. Dział Kontroli Jakości wdrożyłby system podwójnej kontroli i ponownej weryfikacji kluczowych zamówień klientów, z kompletnymi plikami testowymi dostarczanymi wraz z gotowymi produktami. Dział Produkcji przyjąłby elastyczny harmonogram produkcji i zarezerwowałby dodatkowy czas na ponowną kontrolę, aby zapobiec pośpiesznym testom w szczytowej fazie produkcji.Na koniec dyskusji menedżer Wu nakreślił ogólny kierunek poprawy jakości w całej firmie i przedstawił pięć praktycznych środków zarządzania mających na celu wzmocnienie odpowiedzialności za jakość we wszystkich ogniwach: Standaryzacja procedur komunikacji w przedsprzedaży. Zastosowany zostanie ujednolicony szablon niestandardowego potwierdzenia zamówienia w celu szczegółowego określenia wymiarów, materiałów, wykonania i kryteriów akceptacji. Wszystkie potwierdzone zamówienia zostaną przekazane zespołom ds. produkcji i kontroli jakości. W przypadku dużych zamówień i specjalnych, niestandardowych projektów odbędzie się spotkanie odpraw technicznych przed produkcją, aby ujednolicić standardy produkcji i kontroli wśród wszystkich powiązanych zespołów.
Zrestrukturyzuj hierarchiczny system kontroli jakości całego procesu. Zaktualizowane zostaną zasady kontroli półproduktów i wyrobów gotowych. Współczynnik próbkowania zostanie zwiększony w przypadku produktów niestandardowych i zamówień kluczowych klientów, a pełne testy wydajności staną się obowiązkowe w przypadku kluczowych wskaźników. W pełni wdrożony zostanie trójpoziomowy mechanizm inspekcji, obejmujący samokontrolę pracowników, kontrolę krzyżową lidera zespołu i końcową kontrolę profesjonalnego inspektora. Wyniki inspekcji będą bezpośrednio powiązane z oceną wyników zespołu, aby zapobiec pominięciu etapów inspekcji i ominięciu testów. Uruchomienie ogólnofirmowych programów szkoleniowych w zakresie jakości. Zorganizowane zostaną etapowe szkolenia zawodowe dla pracowników produkcji i kontroli jakości, łączące studia przypadków typowych wad jakości wykrytych podczas przeglądu na miejscu. Pracownicy biznesowi zostaną również przeszkoleni w zakresie rzemiosła produktów i podstawowej wiedzy z zakresu kontroli, aby poprawić dokładność komunikacji dotyczącej zapotrzebowania. Rozpocznie się comiesięczna sesja wymiany spraw dotyczących jakości, aby promować w całej firmie przekonanie, że każdy pracownik jest inspektorem jakości. Optymalizacja zarządzania ochroną w zakresie magazynowania i transportu. W przypadku różnych produktów stosowane będą dostosowane do indywidualnych potrzeb rozwiązania w zakresie opakowań oraz ulepszone materiały opakowaniowe odporne na wstrząsy, wilgoć i zarysowania. Przed wysyłką zostanie dodany dodatkowy etap ponownej kontroli wyglądu, aby ograniczyć uszkodzenia produktu podczas transportu. Ustanowienie długoterminowego mechanizmu miesięcznego przeglądu jakości. Odbywać się będzie regularne comiesięczne spotkanie w celu przeglądu zamówienia i kontroli jakości w celu oceny postępu zadań naprawczych. Kluczowe dane, w tym wskaźnik miesięcznych przejść inspekcji, wskaźnik reklamacji klientów i wskaźnik poprawek, zostaną przeanalizowane w celu dynamicznego dostosowania zasad zarządzania i realizacji zarządzania kwestiami jakościowymi w pętli zamkniętej.
"Poprawa jakości nie jest jednorazową kampanią naprawczą, ale stałym zadaniem obejmującym wszystkie operacje biznesowe. Każde stanowisko i każdy pracownik odgrywa kluczową rolę w kontroli jakości, od komunikacji w zakresie zapotrzebowania klienta i przetwarzania produkcji po dostawę gotowego produktu" - podkreślił menadżer Wu w uwagach końcowych. Wezwał wszystkich pracowników, aby porzucili przestarzały sposób przedkładania wyników nad jakość nad jakość i włączali wymagania klientów i standardy jakości do codziennej pracy. Kierownicy działów będą odpowiedzialni za wdrażanie wszystkich planów naprawczych i śledzenie postępów w księgach, natomiast Dział Kontroli Jakości przeprowadzi kontrole akceptacji pełnego procesu. Na zespoły, które nie dokonają poprawek lub wielokrotnie popełniają te same błędy jakościowe, zostaną nałożone surowe kary za wyniki. Firma zachęca również wszystkich pracowników do zgłaszania sugestii dotyczących optymalizacji przepływów pracy. Dzięki wspólnym wysiłkom Jiangxi Sange będzie stale zmniejszać wady produktów, poprawiać wydajność realizacji zamówień, konsolidować konkurencyjność rynku dzięki niezawodnej jakości i spełniać zaufanie wszystkich klientów.
